Examens en ligne télésurveillés

Les étudiants et étudiantes qui optent pour un examen en ligne se connecteront à l'aide d'un ordinateur portable ou de bureau personnel, à l'endroit de leur choix. Une personne les surveillera en direct pendant l'examen au moyen de leur webcaméra et de leur microphone. L’intégralité de la séance d’examen sera enregistrée, et tout comportement inhabituel sera signalé. Les étudiants et étudiantes doivent respecter les conditions et règles relatives aux examens lorsqu'ils passent un examen télésurveillé. La personne qui surveille l'examen peut apporter son aide en cas de problèmes techniques. 

• Vérifier l'identité de l'étudiante ou l'étudiant en comparant l'image de son visage à l'écran et la photo figurant sur la pièce d’identité valide délivrée par le gouvernement que l'étudiante ou l'étudiant a fournie
• Confirmer le titre de l’examen que l'étudiante ou l'étudiant doit passer
• Passer en revue avec l'étudiante ou l'étudiant les règlements relatifs aux examens et donner des explications
• S’assurer qu’aucun document d’étude ou matériel d'apprentissage ne se trouve dans la pièce où l'étudiante ou l'étudiant passe l’examen
• Verrouiller certains paramètres de l'ordinateur de l'étudiante ou l'étudiant
• Fournir des services de dépannage et résoudre certains problèmes techniques, au besoin
• Donner accès au questionnaire d'examen
• Observer l'étudiante ou l'étudiant à distance pendant toute la durée de l’examen
• Faire enquête si elle constate un comportement non autorisé, en prendre note et avertir l'étudiante ou l'étudiant
• S’assurer que l'étudiante ou l'étudiant a bien envoyé le questionnaire d’examen après avoir terminé
• Aider l'étudiante ou l'étudiant à quitter la plateforme d’examen

Avant le jour de l’examen, les étudiants et étudiantes auront l’occasion de vérifier que leur ordinateur satisfait aux exigences techniques minimales. Les étudiants et étudiants devront télécharger et installer le navigateur Guardian de ProctorU avant le jour de l'examen ainsi que d'autres logiciels au cours du processus de connexion le jour de l'examen. 

• Ordinateur portable ou de bureau personnel qui permet de télécharger des logiciels. (Il n'est pas possible d'utiliser un appareil mobile, un Chromebook ou une tablette. Les versions inactives de Windows et les versions de test/en mode test ne sont pas prises en charge). Consultez la page Quels sont les syst�mes d’exploitation et les appareils pris en charge?
• Microphone et webcaméra (les casques à microphone ne sont pas autorisés)
• Connexion Internet dont la vitesse est d’au moins 1 Mbps de débit ascendant et d’au moins 1,5 Mbps de débit descendant; il est possible de vérifier la vitesse de l'appareil ici.

Mesures utiles pour prévenir les déconnexions

Utilisez la meilleure connexion Internet possible, car une interruption de connexion ou une déconnexion peuvent nuire à votre séance d’examen, voire y mettre fin. Voici des mesures qui aident à prévenir les déconnexions :

• branchez-vous à Internet avec une connexion câblée plutôt qu’avec le Wi-Fi;
• si vous utilisez le Wi-Fi, dites aux autres personnes vivant sous votre toit de ne pas utiliser Internet pendant la durée de l'examen, et placez le bureau et l'ordinateur aussi près que possible du routeur;
• déconnectez-vous de tout réseau privé virtuel (RPV), car la plateforme de télésurveillance ProctorU ne fonctionne pas quand une connexion RPV est active.

Pour en savoir davantage sur les exigences techniques et le dépannage :

Exigences en matière d’équipement  

FAQ sur la télésurveillance et le navigateur Guardian

Il est fortement recommandé de passer l'examen au moyen d'un ordinateur portable ou de bureau personnel. Les étudiantes et étudiants doivent être en mesure de télécharger et d'installer le navigateur Guardian de ProctorU et l'application de clavardage LogMeIn. Les ordinateurs utilisés pour le travail sont souvent incompatibles avec les systèmes de ProctorU : ils empêchent le téléchargement et l'installation de logiciels en raison de pare-feu, de dispositifs de sécurité, de mises à jour, etc.

Si vous êtes dans l'obligation d'utiliser l’ordinateur dont vous vous servez pour le travail, veuillez prendre connaissance des recommandations supplémentaires ci-dessous, qui réduiront le risque de problèmes techniques.

• Désactivez tous les paramètres du pare-feu de navigateur ou Internet applicable.
• Déconnectez-vous de tout réseau privé virtuel (RPV) et assurez-vous que les applications de partage de bureau ou de bureau à distance sont fermées et désactivées.
• Vérifiez que l'ordinateur n’utilise pas un navigateur Web que l'entreprise a configuré à l’aide de ses propres paramètres de sécurité.
• Désactivez les notifications (de courriel, de réunion, etc.) de vos comptes de courriel avant de lancer le processus de connexion.
• Désactivez tout logiciel conçu pour enregistrer ou surveiller le contenu affiché à l’écran.
• Désactivez tout logiciel de filtrage de contenu susceptible de vous empêcher de lancer l’examen.
• Vérifiez si les droits d’administrateur nécessaires au téléchargement et à l'installation d'applications sont activés.
• Suivez les plus récentes directives pour télécharger et installer le navigateur Guardian.
• Consultez le document d'information sur les ports/protocoles et la liste d'autorisation pour le navigateur Guardian.

Il est vivement recommandé que les étudiantes et étudiants communiquent avec le service informatique de l’entreprise avant le jour de l'examen pour s'assurer que les changements voulus ont été effectués.

Il est à noter que la vérification réussie du système informatique par ProctorU et l'exécution de toutes les étapes ci-dessus ne garantissent pas que l'ordinateur de travail téléchargera avec succès le navigateur Guardian et/ou l'application de clavardage LogMeIn le jour de l'examen. De plus, le téléchargement réussi du navigateur Guardian et/ou de l'application de clavardage LogMeIn avant le jour de l’examen ne garantit pas que l'examen sera lancé avec succès. L'utilisation d'un ordinateur de travail est aux risques et périls des étudiants et étudiantes. Si l'examen n'est pas lancé avec succès, il se peut qu'ils aient à payer pour le reporter.

L’Institut d’assurance du Canada a conclu, avec le fournisseur du service de télésurveillance, une entente sur la protection de la vie privée qui s’applique aux enregistrements ainsi qu’aux renseignements personnels.

La photo du visage de l'étudiant ou l’étudiante ainsi que la pièce d’identité avec photo délivrée par le gouvernement seront détruites par ProctorU dans les sept (7) jours suivant l'examen. L’enregistrement de la séance d’examen sera conservé pendant une période pouvant aller jusqu’à deux (2) ans, au cas où il y aurait un différend, puis détruit.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, consultez la Politique de confidentialité, les Conditions d’utilisation ainsi que la charte des droits des étudiants et étudiantes (Student Bill of Rights) de ProctorU.

Charte des droits des étudiants et étudiantes (Student Bill of Rights)
Politique de confidentialité
Conditions d'utilisation  

1. Téléchargez le navigateur Guardian. L'examen sera passé avec le navigateur Guardian (et non avec le module d'extension ProctorU). Lisez le guide de l’Institut sur le navigateur Guardian, en format PDF imprimable, pour savoir comment télécharger le navigateur Guardian avant le jour de l’examen et comment l’utiliser le jour de l’examen. De plus, le jour de l'examen, vous installerez une petite application pour établir la connexion au service de surveillance.

 

2. Ouvrez une session sur le portail d’examen de l'Institut au moyen de votre numéro de membre et de votre mot de passe. Cliquez sur le bouton Tester tout, au bas de la page, pour vérifier si l'ordinateur a la configuration requise. Si le navigateur Guardian n'a pas été installé au préalable, il vous sera demandé de l'installer avant de procéder à la vérification de la configuration. L’ordinateur doit être configuré de manière à utiliser la webcaméra et le microphone qui seront utilisés lors de l'examen. Il n'est pas possible d'utiliser un casque d'écoute pendant l'examen. Il est recommandé de vérifier le système bien avant l'examen et de le vérifier de nouveau moins de quatre heures avant l'heure prévue de début de l'examen.

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3. Préparez la pièce dans laquelle passer l'examen. Lisez ces instructions (en anglais) sur les endroits où il n’est pas permis de passer l’examen. Regardez la vidéo sur le déroulement de l'examen (transcription française ici) pour en savoir davantage.

 

Si l'ordinateur n’a pas la configuration requise ou qu'il ne lui est pas possible de s'en procurer un qui répond aux exigences, l'étudiant ou l'étudiante devra passer un examen en personne.

Il n'est pas nécessaire d'avoir un compte ProctorU ni le module d'extension ProctorU pour passer un examen de l'Institut.

Pour accéder à l'examen, les étudiants et étudiantes auront besoin de ce qui suit.

Numéro de membre de l’Institut et mot de passe, pour pouvoir ouvrir une session dans le portail d’examen de l'Institut

Nom de l’examen à passer

Pièce d’identité originale et valide, avec photo, délivrée par le gouvernement

Le navigateur Guardian, déjà téléchargé

Dix minutes avant l'heure de début prévue de l'examen, les étudiants et étudiantes doivent ouvrir une session dans le portail d'examen de l'Institut et cliquer sur « Lancer l'examen » lorsque le chronomètre atteint 0:00:00. Le navigateur Guardian qu'ils ont déjà téléchargé et installé s'ouvrira pour leur permettre d'accéder à l'examen.

Pour obtenir de plus amples renseignements, les étudiants et étudiantes peuvent regarder la vidéo sur le déroulement de l'examen (transcription française ici) et lire la page À quoi s'attendre le jour de l'examen. Rappel : les étudiants et étudiantes ne doivent pas créer de compte ProctorU.

On demandera à l'étudiante ou l'étudiant de présenter une pièce d’identité originale et valide (non expirée), avec photo, délivrée par le gouvernement. Le système prendra une photo de cette pièce d’identité ainsi qu’une photo du visage de l’étudiante ou l’étudiant, au moyen de la webcaméra de l’ordinateur. La personne qui surveille l'examen comparera ensuite la photo du visage de l'étudiante ou l'étudiant à celle qui se trouve sur la pièce d’identité, et confirmera que le nom qui figure dans la réservation d’examen correspond à celui qui se trouve sur la pièce d’identité.

Avant le début de l’examen, aucun matériel interdit (téléphone cellulaire/intelligent, manuels, casque d’écoute, notes, nourriture et boissons) ne doit se trouver sur la table de travail et dans la pièce où l'étudiante ou l'étudiant fait l’examen. Pour connaître la liste complète des documents et du matériel interdits, l'étudiant ou l'étudiante doit consulter les conditions et règles relatives aux examens.

Une fois l’examen commencé, l'activité de l'étudiante ou l’étudiant sera enregistrée et surveillée. Voici une liste d’activités considérées comme des infractions aux règlements relatifs aux examens qui peuvent entraîner la disqualification et la suspension des privilèges d’inscription aux examens :

• utiliser tout appareil ou matériel pouvant servir à stocker ou obtenir de l'information pendant l'examen et pendant la pause (livres, notes, téléphones cellulaires/intelligents, appareils photo, montres intelligentes, etc.) ou accéder à un tel appareil ou article;
• jeter des coups d’œil fréquents ou excessifs à côté de l’écran;
• se cacher le visage avec une feuille ou les mains;
• parler à quelqu’un dans la pièce;
• parler, chuchoter ou chanter dans n’importe quelle langue;
• sortir du champ de vision de la webcaméra ou éteindre la webcaméra ou le microphone;
• interagir de quelque façon que ce soit avec une personne autre que celle qui surveille l'examen;
• accéder à du contenu, à des applications ou à des sites pendant l’examen, à l’exception de la plateforme d’examen;
• passer l’examen dans un lieu très bruyant ou faire jouer de la musique dans la pièce;
• se déconnecter volontairement de la plateforme d'examen.

Les étudiants et étudiantes doivent respecter les directives que leur donne la personne qui surveille l'examen. Le fait de les enfreindre entraînera la disqualification et la suspension des privilèges d’inscription aux examens.

Si des activités suspectes sont décelées, le surveillant ou la surveillante interviendra et enverra un rapport d’incident à l’Institut d’assurance, pour que les mesures appropriées soient prises conformément aux conditions et règles relatives aux examens.

Le fait de cliquer sur le bouton « Lancer l’examen » ne démarre pas l’examen proprement dit, mais établit plutôt la connexion avec le service de télésurveillance. Le délai moyen d'établissement de la connexion au service de surveillance est de 5 à 15 minutes, mais il peut atteindre 45 minutes en période de pointe. Les étudiants et étudiantes doivent patienter et ne pas actualiser la page.

• Effectuez une vérification du système environ quatre heures avant l'heure prévue de début de l'examen.
• Prévoyez un minimum de quatre heures pour la totalité de la séance d’examen, car l’établissement de la connexion avec le surveillant ou la surveillante peut prendre du temps.
• Fermez tous les programmes et redémarrez l'ordinateur avant de lancer l’examen et le processus de connexion au service de télésurveillance.
• Branchez-vous à Internet avec une connexion câblée (Ethernet), si c’est possible. Une connexion sans fil risque davantage d’être perturbée.

Pour de l’assistance technique, avant d'établir la connexion avec le service de télésurveillance, les étudiantes et étudiants peuvent communiquer avec ProctorU par téléphone au 1 855 772-8678, option 1 ou cliquer sur l'icône de clavardage, dans le coin inférieur droit de cette page, pour se connecter au service de ProctorU.

Après le commencement du processus de connexion qui précède l’examen, les étudiantes et étudiants auront un accès en temps réel au surveillant ou à la surveillante de ProctorU. Cette personne devrait être le premier point de contact en cas de difficultés techniques pendant l'examen. Les étudiantes et étudiants peuvent communiquer avec le surveillant ou la surveillante en parlant à voix haute ou en tapant un message dans la fenêtre de clavardage ProctorU. Si la fenêtre est fermée, ils peuvent cliquer sur l'icône du hibou dans la barre des tâches ou le Dock de leur ordinateur pour la rouvrir.

La patience est de mise, car la connexion au service de télésurveillance peut prendre plusieurs minutes. Les étudiants et étudiantes n'ont pas à s'inquiéter de la période d’attente : le chronomètre de l’examen démarrera une fois la configuration terminée et une fois qu'ils auront eux-mêmes lancé l’examen.

Le jour de l'examen, les étudiants et étudiantes peuvent communiquer avec le Service aux membres de l'Institut si le personnel du soutien technique de ProctorU n'a pas été en mesure de les aider à résoudre les problèmes suivants :

• ils ont perdu leur accès Internet pendant le processus de connexion, de telle sorte que le temps qui leur est accordé pour l’examen a expiré;
• ils éprouvent des difficultés techniques ou n’arrivent pas à terminer le processus de connexion.

Service aux membres : 1 866 362-8585 ou iicmail@insuranceinstitute.ca

Du lundi au vendredi, de 8 h à 19 h, heure de l’Est

La capacité de l’Institut à offrir du soutien aux personnes qui passent des examens sera limitée les fins de semaine et les jours fériés.